IBM Notes (antiguamente Lotus Notes) es una herramienta completa de gestión, utilizada en varias empresas en el mundo. Hoy en día, por varios motivos, sobre todo económicos y por búsqueda de una interfaz más moderna y para mejorar la experiencia del usuario, varias organizaciones deciden utilizar SharePoint como alternativa.

En iXiT realizamos migraciones desde Lotus Notes hacia SharePoint utilizando nuestro propio conector, ya que el conector oficial sólo permite leer datos de Lotus desde SharePoint.

Resultado


Para minimizar el tiempo de adaptación al nuevo sistema basado en SharePoint por parte del usuario final, el resultado de la migración respecta las reglas existentes definidas en los formularios Notes y la colocación de los elementos en pantalla es similar a la del sistema antiguo.

La visualización de los documentos y de los formularios es parecida a la que existía antes en Lotus, con un toque más amigable.

Lotus Notes to SharePoint

Migración y Restructuración


Un proyecto de migración puede ser también una buena oportunidad para “limpiar” un sistema antiguo. Entonces, antes de proceder a la migración, se pueden analizar los componentes obsoletos, como campos sin utilizar, que no se migrarán; se puede revisar la ubicación de la información para detectar eventuales duplicaciones; también se pueden establecer nuevas reglas de negocios que difieren de las actuales.

Así, cuando lo desea el cliente, el resultado de la migración puede ser un nuevo sistema parecido visualmente al antiguo, con las mismas funcionalidades y optimizado.

Proceso y Desarrollo del Proyecto de Migración


Debido a la multitud de configuraciones existentes en Lotus Notes, las migraciones que realizamos siguen los siguientes pasos:

lotus notes sharepoint step 1

1.

Análisis de la estructura actual en Lotus Domino

lotus notes sharepoint step 2

2.

Análisis de los permisos definidos en Lotus

lotus notes sharepoint step 4

3.

Diseño de la estructura similar en el entorno SharePoint

lotus notes sharepoint step 3

4.

Creación de la nueva estructura en SharePoint, aplicando permisos específicos

lotus notes sharepoint step 5

5.

Migración de los documentos y formularios de Lotus hasta SharePoint, utilizando el conector desarrollado en iXiT

lotus notes sharepoint step 6

6.

Indización del contenido para permitir la búsqueda de documentos migrados a SharePoint.

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