Desarrollo de Formularios en Microsoft 365: Qué Herramienta Elegir

Desarrollo de Formularios en Microsoft 365: Qué Herramienta Elegir

Es muy común implementar flujos en Microsoft 365 para gestionar y automatizar procesos de negocio, o BPM (Business Process Management)

En la nube de Microsoft se pueden desarrollar una variedad casi infinita de soluciones para gestionar, por ejemplo, altas de empleados, reclamaciones de clientes, aprobaciones de facturas y notas de gasto, solicitudes de compra, incidencias de IT, solicitudes de vacaciones, etc.

Arquitectura Simplificada BPM: Formulario + Flujo

A nivel técnico, habitualmente un proceso consta por una parte de un formulario donde se recopilan datos y por otra parte, de un flujo que ejecuta en background varias acciones como enviar correos, asignar tareas y cambiar de estado.

En Microsoft 365 para desarrollar la lógica del flujo de trabajo se utilizan Flows de Power Automate. Esos flujos son bastante fáciles de desarrollar y la herramienta tiene una interfaz muy simple.

Para desarrollar el formulario existen varias herramientas distintas, cada una con sus ventajas e inconvenientes: Microsoft Lists, Microsoft Forms, Power Apps y SPFx.

Este artículo pretende ayudaros a elegir la tecnología adecuada para el desarrollo de formularios. Sabiendo que una vez desarrollado el formulario no se puede cambiar a otra tecnología, la elección de la herramienta adecuada es fundamental.

Resumiendo, podríamos clasificar así las opciones existentes en Microsoft de la más simple a la más compleja, de las más básica a la más completa:

Tools to build Forms in Microsoft 365

Microsoft Lists

Las listas de Microsoft 365, disponibles en Teams y SharePoint, son muy fáciles de gestionar. En un par de clicks se puede crear una nueva lista, definir una serie de campos para obtener un formulario sencillo que permite recopilar datos.

El gran inconveniente de estas listas es que los formularios son muy poco personalizables. Para añadir reglas en estos formularios Microsoft recomiendo el uso de Power Apps, que analizaremos más adelante.

Microsoft Forms

Los formularios de Microsoft Forms son muy fáciles de desarrollar, además ofrecen una experiencia de usuario muy visual y sencilla permiten la creación de reglas básicas para por ejemplo mostrar algún campo en función de otro valor ya introducido.

El mayor inconveniente de Forms es que no existe un repositorio central de formularios, entonces no se puede controlar fácilmente los Forms que existen en una plataforma de Microsoft 365.

Además, cada Form está directamente relacionado con el usuario que lo crea o el grupo donde se ha creado. Es decir que si se elimina un usuario, cuando se borren sus datos, a los 30 días se eliminarán también todos los Forms que ha creado, con los datos asociados.

Por estos motivos en IXIT no recomendamos su uso para cualquier formulario sobre el cual queremos tener cierto tipo de control.

No obstante, el uso de Microsoft Forms puede ser interesante para realizar encuestas cuyas respuestas no son críticas.

Power Apps

Power Apps permite personalizar formularios de listas de Microsoft 365, definiendo reglas complejas que no se podrían implementar con Forms.

Es una solución de tipo Low Code, entonces se supone que una persona que no tenga un perfil de programador pueda desarrollar formularios con Power Apps.

Pero tiene 2 inconvenientes mayores:

Primero, hoy en día es una plataforma que tiene varias limitaciones técnicas. Es verdad que Microsoft la está mejorando continuamente pero aún tiene lagunas importantes, por ejemplo, no permite trabajar con grandes volúmenes de datos. También la experiencia de usuario y el rendimiento es mejorable.

Segundo, si el formulario es complejo, su desarrollo y su mantenimiento se vuelve muy complicado. Ocurre a menudo que en un formulario de Power Apps se vayan añadiendo reglas sin tomar en cuenta el resto del formulario, hasta que un día acabamos teniendo un formulario que tiene tantas reglas que es muy costoso realizar cualquier modificación.

Este problema siempre ha existido con las herramientas de tipo Low-Code (InfoPath tenía este mismo problema). De manera general, las herramientas que pretenden ser Low-Code se deberían de utilizar únicamente para aplicaciones sencillas.

SharePoint Framework (SPFx)

SharePoint Framework es la herramienta que permite el más alto nivel de personalización de los formularios. Con SPFx podremos obtener resultados muy buenos tanto a nivel visual como a nivel funcional. Estos formularios se pueden abrir dentro de SharePoint o Microsoft Teams.

El principal problema de SharePoint Framework es que estamos hablando de una plataforma de desarrollo que requiere ciertos conocimientos de programación, lo que hace que su mantenimiento es mucho más pesado que cualquiera de las otras aplicaciones que hemos descritas antes.

Aunque sea para desarrollar un formulario muy sencillo, cualquier solución de SPFx requiere varios días para su implementación: desarrollo, testeo y despliegue.

Conclusión

  1. Recomendamos no utilizar Forms por la falta de un panel de control centralizado y los problemas de governance que implica.
  2. Si el formulario es muy sencillo no hace falta complicarse la vida y simplemente con listas básicas de Microsoft 365 se puede obtener un resultado decente.
  3. Power Apps es una buena alternativa si las reglas a implementar no son muy complejas.
  4. Para formularios complejos, recomendamos desarrollarlos desde cero con SharePoint Framework.

 

No dudéis en contactar con nosotros si queréis desarrollar flujos y formularios y no sabéis por donde empezar.

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