Où gérer la documentation sur O365 : OneDrive for Business ou SharePoint Online ?

Où gérer la documentation sur O365 : OneDrive for Business ou SharePoint Online ?

Comment savoir s’il est préférable d’enregistrer un document dans mon espace OneDrive for Business ou sur un site de SharePoint Online?
sharepoint online vs onedrive for business

Vous avez un nouveau client Office 365, mais vous ne savez pas si utiliser OneDrive for Business ou SharePoint Online pour gérer vos documents. Il est vrai que ces deux outils sont similaires en termes de fonctionnalité de gestion documentaire. En fait, OneDrive for Business fonctionne en interne comme une bibliothèque de SharePoint Online.

De nombreuses entreprises ne connaissent pas très bien SharePoint Online et ne savent pas l’utiliser, alors qu’un espace de OneDrive est automatiquement créer pour chaque utilisateur d’Office 365. Elles se tournent généralement vers la solution la plus simple qui consiste à utiliser OneDrive for Business, qui offre également 1 To par utilisateur, tandis que SharePoint n’offre qu’un seul Tera (global) + 10 Go par utilisateur.

Ce que les utilisateurs ignorent souvent, c’est qu’il est c’est une décision risquée en raison de la suppression des documents de l’utilisateur lorsqu’il est éliminé d’Office 365.

Suppression de l’utilisateur et de son espace personnel

Lorsqu’un utilisateur est éliminé d’Office 365, toutes ses informations personnelles (courrier électronique Exchange Online et documentation stockée dans OneDrive) sont supprimées au bout de 30 jours. C’est une valeur par défaut qui peut être modifié et il est possible de mettre en place des stratégies de rétention peuvent être établies, mais même dans ce cas, la documentation disparaîtra à un moment donné.

En tenant compte de ce fait, nous pouvons dire de manière simpliste que les documents stockés dans OneDrive ne sont pas importants pour l’entreprise.

UPDATE juin 2019: sur le nouveau portail d’administration d’Office 365 il est désormais possible de donner à un autre utilisateur les droits aux fichiers OneDrive avant qu’ils soient définitivement éliminés.

Où stoker mes documents?

En général, si la documentation concerne l’entrerpise, elle devrait être gérée dans SharePoint Online.

Si vous souhaitez partager des documents, ils devraient être également dans SharePoint Online. Dans certains cas, il peut être utile de partager des fichiers OneDrive, mais logiquement, si vous souhaitez partager des fichiers, ces fichiers sont d’intérêt général et ils ne devraient pas être dans OneDrive for Business.

Si la documentation provient d’une seule personne, vous pouvez utiliser OneDrive for Business. C’est également là que de nombreuses entreprises se trompent : il s’agit des documents d’une personne et non d’un rôle. Par exemple, s’il n’y a qu’une seule personne dans le service juridique, les documents juridiques ne doivent pas être dans l’espace OneDrive de la personne qui occupe actuellement le poste juridique. Si le poste est assignée à une nouvelle personne, il n’existera pas d’option simple pour récupérer la documentation.

Conclusion

OneDrive et SharePoint Online offrent les mêmes caractéristiques en matière de gestion de documents. S’il est vrai que OneDrive offre plus d’espace, il est très risqué d’abuser de cette solution. De manière générale, la documentation de l’entreprise devrait être stockée dans SharePoint Online.

Next Post Previous Post