Développement de Formulaires dans Microsoft 365 : Quel Outil Choisir

Développement de Formulaires dans Microsoft 365 : Quel Outil Choisir

Il est très courant d’implémenter des workflows dans Microsoft 365 pour la gestion et automatisation des processus métier, également appelée BPM (Business Process Management).

Une variété presque infinie de solutions peut être développée dans le cloud de Microsoft pour gérer, par exemple, des nouveaux employés, des plaintes de clients, les approbations de factures et de notes de frais, les demandes d’achat, les problèmes informatiques, les demandes de congés, etc.

Architecture BPM simplifiée : Formulaire + Workflow

Au niveau technique, un processus se compose généralement, d’une part, d’un formulaire où les données sont collectées et, d’autre part, d’un flux qui exécute en arrière-plan plusieurs actions telles que l’envoi de courriers électroniques, l’attribution de tâches et le changement de statut.

Dans Microsoft 365, pour développer la logique du flux de travail, sont utilisés les Flows de Power Automate. Ces flux sont assez faciles à développer et l’outil a une interface très simple et accessible.

Cepenand, pour développer le formulaire, il existe plusieurs outils différents, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients : Microsoft Lists, Microsoft Forms, Power Apps et SPFx.

Cet article a pour but de vous aider à choisir la bonne technologie pour le développement de formulaires. Sachant qu’une fois le formulaire développé, vous ne pourrez pas passer facilement à une autre technologie, le choix du bon outil est donc primordial.

En résumé, nous pourrions classer les options existantes dans Microsoft de la plus simple à la plus complexe, de la plus basique à la plus complète :

Tools to build Forms in Microsoft 365

Microsoft Lists

Les listes de Microsoft 365, sont très faciles à gérer. En seulement quelques clicks, vous pouvez créer une nouvelle liste, définir une série de champs pour obtenir un formulaire simple qui vous permet de collecter des données.

L’inconvénient principal des listes de Microsoft est que les formulaires ne sont pas personnalisables. Pour ajouter des règles à ces formulaires, Microsoft recommande l’utilisation de Power Apps, dont nous parlerons plus tard.

Microsoft Forms

Les formulaires de Microsoft Forms sont très faciles à développer, ils offrent également une expérience utilisateur visuelle et simple, et permettent la création de règles basiques, par exemple pour afficher un champ en fonction d’une autre valeur déjà saisie.

Le plus gros inconvénient de Microsoft Forms est qu’il n’existe pas de répertoire central des formulaires : vous ne pouvez pas facilement contrôler les formulaires qui existent dans votre plateforme Microsoft 365.

En outre, chaque formulaire est directement lié à l’utilisateur qui l’a créé ou au groupe dans lequel il a été créé. C’est-à-dire que si un utilisateur est éliminé, lorsque ses données sont supprimées, après 30 jours, tous les formulaires qu’il a créés, seront également supprimés (ainsi que les données associées)

Pour ces raisons, à IXIT nous ne recommandons pas son utilisation pour toute Form sur laquelle l’entreprise souhaite avoir un certain contrôle.

Cependant, l’utilisation de Microsoft Forms peut être intéressante pour les questionnaire et sondages dont les réponses ne sont pas critiques ou sensibles.

Power Apps

Power Apps permet de personnaliser les formulaires de liste Microsoft 365, en définissant des règles complexes qui ne pourraient pas être mises en œuvre avec Forms.

Il s’agit d’une solution Low Code, donc potentiellement programmable par des profils non IT (théoriquement).

Mais il présente deux inconvénients majeurs :

Tout d’abord, il s’agit aujourd’hui d’une plateforme qui a plusieurs limites techniques. Il est vrai que Microsoft l’améliore continuellement mais il présente encore d’importantes lacunes, par exemple, il ne permet pas de travailler avec de grands volumes de données. L’expérience utilisateur et les performances peuvent également être améliorées.

Deuxièmement, si le formulaire est complexe, son développement et sa maintenance deviennent très compliqués. Il arrive souvent que des règles soient ajoutées à un formulaire Power Apps sans tenir compte du reste du formulaire, jusqu’à ce qu’un jour on se retrouve avec un formulaire qui comporte tellement de règles qu’il est très coûteux d’y apporter la moindre modification.

Ce problème a toujours existé avec les outils de type Low-Code (InfoPath avait ce même problème). En général, les outils qui se prétendent Low-Code ne devraient être utilisés que pour développer des applications simples.

SharePoint Framework (SPFx)

SharePoint Framework est l’outil qui permet le plus haut niveau de personnalisation des formulaires. Avec SPFx, nous pouvons obtenir de très bons résultats tant sur le plan visuel que fonctionnel. Ces formulaires peuvent être incrustés dans SharePoint ou Microsoft Teams.

Le principal problème de SharePoint Framework est qu’il s’agit d’une plate-forme de développement qui nécessite des connaissances en programmation, ce qui rend sa maintenance beaucoup plus lourde que celle des autres applications que nous avons décrites ci-dessus.

Avec SPFx, même pour de développer un formulaire très simple, il sera nécessite plusieurs jours pour son implémentation : développement, test et déploiement.

Conclusión

  1. Nous recommandons de ne pas utiliser Forms en raison de l’absence d’une gestion centralisé et des problèmes de gouvernance que cela implique.
  2. Si le formulaire est très simple il n’y a pas besoin de se compliquer la vie et simplement avec des listes de Microsoft 365 vous pouvez obtenir un résultat décent.
  3. Power Apps est une bonne alternative si les règles à mettre en œuvre ne sont pas très complexes.
  4. Pour les formulaires complexes, nous recommandons de les développer à partir de zéro avec SharePoint Framework.

 

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez développer un worklfow sous Microsoft 365 et ne savez pas par où commencer.

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