Gestion Electronique de Documents

Notre outil de gestion documentaire permet à nos clients de gérer toute la documentation de leur société, d’une manière simple, contrôlée et centralisée.

La solution documentaire développée par IXIT se base sur l’usage conjoint de SharePoint Online et OneDrive for Business, outils cloud de Microsoft Office 365.

Grâce à ce gestionnaire, les employés peuvent accéder à la documentation d’une façon sécurisée et personnalisée, depuis n’importe quel endroit et depuis n’importe quel type de terminal, mobile ou non. Ils peuvent aussi partager des documents avec des utilisateurs externes à la société, d’une manière contrôlée et sécurisée.

Con la gestión documental, los empleados pueden acceder a la información de manera segura y personalizada, desde cualquier sitio y dispositivo. Pueden también compartir documentos con usuarios externos de manera controlada y segura.

Droits d’Accès et Permissions

gestion documental acceso y permisosAfin de garantir l’accès contrôlé à la documentation, les groupes d’utilisateurs qui peuvent lire ou modifier les documents sont définis pour chaque site, bibliothèque et dossier de la gestion documentaire. Ainsi, certaines personnes peuvent modifier la documentation relative à leur département mais ne peuvent que lire la documentation d’autre départements et n’ont pas accès à l’information confidentielle de ce même département.

Il est aussi possible de partager certains documents avec des utilisateurs externes à la société, grâce à l’envoi de liens sécurisés à durée limitée.

Synchronisation

Grâce à OneDrive, les utilisateurs peuvent synchroniser les bibliothèques de la gestion documentaire avec des dossiers locaux de leur ordinateur, permettant de travailler en mode déconnecté (offline). Cela peut être également utile pour les utilisateurs réticents au changement, qui peuvent continuer de travailler sur leur document en local, sans accéder directement à la gestion documentaire qui a sa propre interface graphique.

Classification

gestion documental clasificacionLe système de gestion documentaire est conçu à partir des besoins de chaque entreprise. D’une manière générale, il est habituellement structuré par lieu de travail et/ou département. Il peut aussi être organisé d’une manière spécifique répondant aux exigences précises de chaque entreprise.

L’utilisation de métadonnées personnalisables permet une meilleure organisation de la documentation et facilite sa recherche. De cette manière, il est utile de configurer les champs : Numéro, Date, Montant et Client, dans la bibliothèque qui contient les factures. Pour une bibliothèque de documents relatifs aux actifs de la société il peut être intéressant d’ajouter les champs : Montant, Année achat et Type d’actif.

Les vues permettent d’ordonner, grouper et filtrer les documents d’une même bibliothèque.

Contrôle de Versions et Historique

gestor documental versionesLa gestion documentaire incorpora un moteur de contrôle de version qui garde toutes les modifications faites sur les documents. Les utilisateurs peuvent voir qui a modifié quel document et à quelle date. Les utilisateurs avancés peuvent aussi récupérer une version antérieure du document.

Edition simultanée et Blocage de Documents

La gestion documentaire permet l’édition simultanée de documents Office (Word, Excel, PowerPoint et OneNote). Quand un utilisateur modifie un document, il voit les autres utilisateurs qui sont en train de l’éditer et la zone de texte du document en cours de modification est mise en évidence.

Il est également possible de bloquer un document pour empêcher sa modification par d’autres utilisateurs jusqu’à ce que le document soit débloqué.

Alertes et Flux de Travail

Il est possible de définir des alertes pour qu’un utilisateur soit avisé quand un document est modifié.

Avec la création de flux de travail il est possible d’atteindre un niveau plus élevé sur le contrôle de la documentation, permettant par exemple qu’un document ne soit pas visible jusqu’à ce qu’il ait été validé par un responsable.

bibliothèque de documents de SharePoint Online
recherche de documents dans SharePoint Online

En savoir plus

Les systèmes de gestion documentaire implémentés par IXIT sont personnalisables et répondent aux exigences précise de chacun de nos clients, indépendamment des caractéristiques de leur société. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir plus d’information.

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