Gestor Documental

El gestor documental que implantamos en IXIT se basa en el uso conjunto de SharePoint Online y OneDrive for Business, herramientas en la nube de Microsoft Office 365.

Con la gestión documental, los empleados pueden acceder a la información de manera segura y personalizada, desde cualquier sitio y dispositivo. Pueden también compartir documentos con usuarios externos de manera controlada y segura.

Control de Acceso y Permisos

Para garantizar el acceso controlado a la documentación, en cada sitio, biblioteca y carpeta del gestor documental se definen los grupos de usuarios que pueden leer y/o modificar los documentos. Así, es común que un usuario pueda modificar la documentación relativa a su departamento mientras sólo pueda consultar la información de otro departamento, sin tener acceso a los documentos confidenciales de la empresa.

Se pueden también compartir determinados documentos con usuarios externos a la empresa, mediante el envío de enlaces con duración limitada.

Sincronización

Con OneDrive, los usuarios pueden sincronizar bibliotecas del gestor documental con carpetas locales en sus ordenadores, permitiendo así el trabajo en modo desconectado (offline). Es muy útil también para usuarios reacios a los cambios, que pueden seguir trabajando en sus ordenadores locales, sin acceder directamente al gestor documental con su interfaz propia.

Clasificación

El gestor documental se estructura en base a los requisitos de cada empresa. De manera general se suele organizar por sede y/o departamento, pero no se limita a estas configuraciones y se puede organizar de una manera que encaje específicamente con las necesidades de cada empresa.

El uso de metadatos personalizables permite una mejor organización de la documentación y facilita su búsqueda. Así, en el repositorio donde se guardan facturas se pueden añadir los campos: número, fecha, importe, cliente, para que la clasificación y la búsqueda de facturas sea mucho más ágil. En la carpeta de activos fijos se pueden añadir los campos: importe, año compra y tipo de activo.

Las vistas permiten ordenar, agrupar y filtrar los documentos de una misma biblioteca.

Control de Versiones e Histórico

El gestor documental lleva un motor de control de versiones que guarda todos los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuando. Los usuarios avanzados pueden también recuperar versiones antiguas de los documentos.

Edición compartida y Bloqueo de Documento

El gestor documental permite la edición compartida de documentos Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote). Cuando un usuario modifica un documento, puede ver a los otros usuarios que también lo están editando, indicándole la parte del mismo que están modificando.

Si se quiere, es posible bloquear un documento impidiendo así que nadie lo modifique hasta que se desbloquee.

Alertas y Flujos de Trabajo

Se pueden establecer alertas para que un usuario esté avisado en cuanto se modifique un documento.

Con los flujos de aprobación se puede alcanzar un nivel más elevado sobre el control de la documentación, permitiendo por ejemplo que un documento no esté visible para todos los usuarios hasta que lo haya aprobado un responsable.

¿Desea saber más?

Los sistemas de gestión documental que implementamos en IXIT son personalizables y responden a las necesidades precisas de cada empresa, independientemente de sus características. No dude en contactar con nosotros para obtener más información.